Dónde están los nudos de burocracia que ahogan a los colegios

El Gobierno anunció un plan para reducir la carga administrativa innecesaria. Rectores, directores y profesores, de Santiago y regiones, adelantan cuáles son los aspectos más críticos que deberían simplificarse.

Dos mil trescientos cincuenta y ocho. Ese es el número de obligaciones que se derivan de leyes y decretos actualmente vigentes, que los colegios deben demostrar que cumplen cada vez que un fiscalizador así lo solicita. “Todos potenciales brotes de burocracia”, comenta un alto ejecutivo vinculado a uno de los grupos educacionales más grandes del país.

El tema resurgió en la opinión pública debido al lanzamiento del gobierno del plan “Todos al aula“, que busca precisamente reducir la burocracia que deben cumplir los colegios en el día a día. “(El plan) tiene el propósito de conocer la dimensión de la sobrecarga administrativa que sufren los colegios y ver cuáles son aquellos procedimientos que podemos simplificar para liberar tiempos de nuestros directores y de nuestros profesores, para dedicarlo a sus actividades académicas y docentes”, explicó el ministro de Educación, Gerardo Varela.

Para cumplir con este objetivo, se convocó a una comisión de 15 especialistas técnicos en educación, encabezada por la exministra del ramo Mariana Aylwin. Sesionará cada 15 días. Se espera que las conclusiones de esta mesa se conozcan a mediados de septiembre.

PAUTA.cl habló con directores de establecimientos particulares y técnico-profesionales, profesores, gerentes de consorcios académicos y el gremio de los colegios privados para conocer cuáles son los principales focos de burocracia que afectan a los colegios, y adelantar así por dónde podrían venir las propuestas de solución que se presentarán al Ejecutivo. 

Multiplicidad de fiscalizadores

Uno de los puntos que genera la crítica unánime de las fuentes consultadas es la diversidad de entidades estatales a las que se debe entregar información: Ministerio de Educación, Agencia de Calidad, Superintendencia, seremis, autoridades provinciales, Contraloría General de la República, municipios e incluso la Fiscalía Nacional Económica.

“Se destinan muchos recursos en abogados, contadores, administradores y sistemas computacionales”, comenta el gerente general de la Sociedad de Instrucción Primaria (SIP), Santiago Blanco. “Un organismo te pide un papel y otro distinto te pide exactamente el mismo”, se lamenta.

“Hay que hacer planillas para cada uno de ellos. Y lo peor es que a veces te piden dos o tres veces lo mismo”, refuerza Gonzalo Lavaud, rector del Liceo Cardenal Caro de Buin.

Una encuesta realizada por Libertad y Desarrollo el año pasado a 100 directores, sostenedores y profesores de establecimientos privados, subvencionados y municipales abordó este punto: el 56% de los consultados creía que la falta de coordinación entre los distintos organismos del Estado tiene un “efecto alto” en la sobrecarga administrativa.

¿En persona o por teléfono?

La exigencia de trámites presenciales también contribuye al abultamiento de la carga administrativa y burocrática. El director de la Escuela Municipal de Santa Cruz, Eduardo Yáñez, asegura que no entiende “por qué se siguen exigiendo trámites que deben hacerse presenciales, dado todos los avances tecnológicos que existen”.

Según Yáñez, hay varios trámites burocráticos que lo obligan a tener que destinar personal de su colegio para asistir a las oficinas del Ministerio de Educación. En su caso, la mayoría de las veces se trata de procesos administrativos que requieren de la presencia física de un funcionario de la escuela en el Departamento Provincial de Educación que, para efectos del establecimiento que dirige, corresponde al organismo de la Provincia de Colchagua y cuyas dependencias están en la comuna de San Fernando, ubicada a 34 kilómetros de Santa Cruz.

“Yo creo que son trámites que se pueden resolver por teléfono o por correo electrónico”, afirma Yáñez. El director agrega que esto se ha conversado en reuniones con la Seremi de Educación de la zona en reiteradas ocasiones y que la preocupación es compartida y, según le han dicho, es algo que se está estudiando como simplificar.

Subvención Escolar Preferente

La Subvención Escolar Preferente es un beneficio que se creó en 2008 y busca allegar recursos a dos grupos de menores: los prioritarios (que pertenecen a los cuatro deciles más pobres) y los preferentes (que están en los primeros cuatro quintiles). En términos muy simples, para recibir estos recursos los colegios deben comprometerse a ejecutar al menos el 70% de la subvención en un plazo de cuatro años. Y es entonces cuando comienzan los problemas.

Para el gerente general de la Sociedad de Instrucción Primaria, la disparidad y los criterios usados por los fiscalizadores, muchas veces poco alineados con aspectos pedagógicos, han hecho que los colegios usen de manera temerosa esta subvención. En concreto, se desincentivan los gastos que tengan riesgo de ser rechazados, pese a que tengan una utilidad académica evidente; por el contrario, se refuerza la idea de gastar sobre seguro, aunque resulte casi inútil.

El estudio que publicó Libertad y Desarrollo refuerza este cuestionamiento: “Este choque entre realidad y práctica es una fuente permanente de carga administrativa para los establecimientos educacionales, ya que sus directivos deben estar verificando que los usos que están dando a los recursos correspondan a aquellos ‘aprobados’ por la Superintendencia y que se esté generando toda la documentación de respaldo que ésta exige. Incluso hay sostenedores que han manifestado la necesidad de contratar personal extra para abordar esta función, lo que da cuenta de la enorme desviación de recursos que está produciendo el sistema”, dice el informe de María Cristina Tupper.

Las listas de asistencias

Natalia González es profesora del colegio particular subvencionado Alcántara de los Altos, de Peñalolén. Hace clases de lenguaje y está a cargo de la jefatura de un primero medio. González explica que la burocracia es parte de su vida profesional. Un ejemplo es la lista de asistencia, la que puede llegar a pasarse más de una vez al día.

En los colegios que reciben subvención escolar, esto es, financiamiento público, la lista es el respaldo que tiene el Ministerio de Educación (Mineduc) para entregar el aporte. Por eso, tanto el Mineduc como los sostenedores son los que más recalcan la relevancia de contar con buenos registros. Más aún en un sistema como el chileno, en el que el dinero del Estado llega al colegio según la asistencia del alumno.

Un estudio que publicó en junio la fundación Educación 2020, titulado “Menos carga administrativa, más calidad educativa”, concluye que “el tipo de tareas que más tiempo les toma a los directivos se relacionan con el registro de asistencia, ya sea por tener que tomarla varias veces al día, por tener que llevar múltiples registros, solicitudes, oficios y documentos que son exigidos por el nivel central y el sostenedor o por tener que llenar información de forma física y digital”.

Para González, “hay que dar más tiempo no lectivo para que los profesores puedan cumplir con sus labores como corresponde, y no tener que destinar tiempo personal o distraerse de sus deberes estrictamente educacionales”.

Fiscalizadores que “sorprenden”

Las fiscalizaciones a los colegios provienen principalmente de la Superintendencia de Educación. A estos controles se suman los que realizan auditores de la Contraloría, que deben fiscalizar el buen cumplimiento de las subvenciones escolares. Sin embargo, en los últimos años esto ha generado una creciente tensión en las comunidades educativas.

El director de la Escuela Paniahue, en la Región de O’Higgins, Juan Carlos Leguina, lo describe de esta manera: “Lo que más nos preocupa, y esto es algo que compartimos con varios directores de la zona, es que las fiscalizaciones no tienen el objetivo de apoyar los procesos de enseñanza, sino que de pillar al colegio desprevenido”.

La crítica de Leguina apunta a que los fiscalizadores pueden llegar a las escuelas en cualquier minuto y esto produce “cierta histeria constante”. El profesional comenta que se suele dar días en que todos los profesores y directivos están pensando que puede llegar un fiscalizador y están más pendientes de revisar que todo esté en orden, en vez de “cumplir con dar una buena clase”.

Leguina está consciente de que las fiscalizaciones sirven para asegurar “la transparencia de los establecimientos”, pero opina que esto se puede seguir cumpliendo si se establece cierta periodicidad en las revisiones. De esta manera, asegura el profesor, se podría reforzar el mejoramiento de las escuelas a través de un “apoyo y acompañamiento educacional” más que en una mera intención por “pillar o sorprender”.

Atemporalidad de las fiscalizaciones

“La superintendencia te fiscaliza, a veces, sobre aspectos de cuatro o seis años atrás. Te aplican criterios extemporáneos”, explica el gerente general de la SIP, Santiago Blanco. A su juicio, lo grave es que situaciones ocurridas hace varios años se fiscalizan aplicando normativas posteriores.

Una visión similar tiene Hernán Herrera, presidente nacional de Conacep, la asociación que agrupa a los colegios a los colegios particulares. Cuestiona que se realicen fiscalizaciones por hechos ocurridos varios años atrás. Su principal foco de críticas apunta al nivel de detalle que se exige en las rendiciones de cuenta, lo que obliga a contratar personal administrativo adicional, que en condiciones normales no se necesitaría. “Los colegios con menos de 500 alumnos tienen un problema enorme”, asegura.

Empoderamiento mal entendido de padres y apoderados

Los padres han comenzado a tomar un rol cada vez más activo en cuanto a la gestión de conflictos dentro de los colegios. El presidente de Conacep explica que existen muchos casos en que los establecimientos sancionan a un alumno por infringir algún aspecto del reglamento interno, por ejemplo la vestimenta o la hora de ingreso a sala de clases. Sin embargo, y pese a que se trata de una violación clara a una normativa expresa y aceptada por el alumno al momento de ingresar al colegio, algunos apoderados deciden recurrir a la Superintendencia, lo que activa procesos que, más allá del resultado, son altamente intensivos en documentación, tiempo y recursos humanos.

Desde otra vereda, Gonzalo Lavaud, rector del Liceo Cardenal Caro de Buin, apunta a que la intervención de los padres a veces deriva en una innecesaria “judicialización” de temas educacionales. Explica que hay padres que llevan casos de peleas entre alumnos o supuestos bullying al Ministerio Público, sin pasar primero por procesos internos del propio colegio. Esto lleva a que los colegios tengan que redactar informes para audiencias públicas de la Fiscalía, lo que distrae completamente el rol de los administrativos. 

Un complejo sistema de compra y licitación

Hace unos meses, el director de la Escuela Paniahue, Juan Carlos Leguina, quiso comprar cortinas nuevas para una sala de clases. Su idea era proteger a los alumnos del frío del invierno y, a su vez, tapar de mejor manera la luz para ver de buena manera las imágenes del proyector.

Para eso, cuenta Leguina, debía justificar con precisión cuál es el beneficio directo para los alumnos de la compra de nuevas cortinas. Para el director era algo obvio, pero la Superintendencia consideró lo contrario. “Nos rechazaron la solicitud y tuvimos que volver a hacer la justificación, y gastar otra vez el tiempo en lo mismo”, recuerda Leguina.

El profesional explica que todas las compras deben hacerse a través del portal de compras públicas llamado Chile Compra. Sin embargo, Leguina asegura que en esta plataforma no siempre están los mejores precios y que se puede terminar pagando de más.

Este no es el único problema que podría tener una escuela. Un escenario similar se puede producir en caso de que el colegio quiera adquirir un servicio a través de una licitación. El mismo estudio del Instituto Libertad y Desarrollo alertó acerca de la excesiva burocracia que tiene que cumplir un director para contratar un servicio de asesoría y capacitación.

En el informe se detalla que el Mineduc exige varias etapas, que muchas veces son desproporcionadas respecto de algún servicio puntual que se quiere adquirir: elaboración de los términos de referencia, publicación del llamado al menos en un diario de circulación regional, período de consultas y respuestas; período de recepción de ofertas, evaluación de las ofertas por parte de una comisión evaluadora (compuesta por representantes de la comunidad escolar) en conformidad con los criterios establecidos en las bases del concurso; comunicación de los resultados del concurso a todos los participantes, y finalmente, la firma del contrato.

Creación o ampliación de capacidades de colegios

Según el gerente general de la SIP, uno de los procesos que mejor grafican la excesiva burocracia es la creación de nuevos colegios o la tramitación de ampliaciones a la capacidad de un establecimiento.

Esta excesiva exigencia administrativa redunda en una adversidad financiera, ya que muchas veces estos trámites retrasan la recepción de las subvenciones. “Cuando se crean cursos, se puede llegar a percibir la subvención un año después”, comenta Blanco, advirtiendo la enorme presión de caja que produce en estos establecimientos, que dependen en gran medida del pago de este tipo de subsidios preferentes.