La nueva normalidad en las notarías: videoconferencias y firmas en terreno

Entre marzo y julio se han realizado 9 mil trámites por teléfono, entre ellos autorización para el cobro de pensiones, pero dos diligencias aún se deben hacer personalmente.

Antes de la pandemia ya lo habían probado con visitas a las cárceles y con personas con problemas de movilidad. Ahora, con la crisis sanitara, aproximadamente el 90% de las notarías ha debido cambiar sus prácticas: notarios que van a las casas, trámites por videoconferencia e, incluso, firmas en la puerta del auto de los clientes.

Hay notarios como Francisco Muñoz, de Villarrica, que va a los domicilios vestido con un traje blanco especial para evitar la posibilidad de riesgo de contagio de Covid-19.

Todo forma parte de una transformación en los servicios notariales que van en línea con la “nueva normalidad” que ha impuesto la pandemia.

Los mecanismos

Comenzada la cuarentena, el gremio implementó tres mecanismos: la salida de notarios a terreno y al auto, además el uso de videoconferencias para algunos trámites.

“Lo primero que se estableció fue una serie de trámites que podían hacerse a través de la videoconferencia, que ha sido muy útil para los adultos mayores y personas postradas o con impedimentos para desplazarse”, explica Muñoz, quien es además director de la Asociación de Notarios y Conservadores, a PAUTA.

Se trata de un total de 20 trámites entre declaraciones juradas, certicados y una carta.

Son los siguientes: declaraciones de situación laboral, ingresos, permanencia laboral, cesantía, cargas familiares, pago al día de gastos comunes, salvoconducto, sostenededor de familiares, convivencia, hijos estudiantes, estado civil, residencia, no donante, de parentesco y sobrevivencia. También certificados del empleador sobre trabajadores extranjeros, de fotografías de vehículos chocados y de copias de documentos además autorización para incineración y cartas para el cobro de pensiones para que los hijos o familiares de las y los jubilados sean quien retiren el dinero.

Los trámites por videoconferencia, que ya suman nueve mil, se realizan previa coordinación entre la notaría y los familiares. A través de correo electrónico o WhatsApp, se efectúa un intercambio de documentos, entre ellos la fotocopia de la cédula de identidad. “Con eso, nosotros trabajamos y el funcionario se dirige a la casa en un vehículo de la notaría. Así evitamos el transporte colectivo”, explica Muñoz.

Luego, el usuario lee el documento en su casa, lo firma en presencia del funcionario, quien lo lleva de vuelta hasta la notaría y lo firma el ministro de fe.

La modalidad de videoconferencia para el cobro de pensiones es una práctica que, tras la pandemia, podría establecerse en forma definitiva. “Creemos que la tecnología debería ir implementándose en términos mucho más cotidianos en la realización de trámites sencillos”, dice Muñoz.

Otra fórmula, parte de la campaña “Notaría en terreno”, es que los notarios vayan directamente a la casa de las personas que requieren de un trámite. Asimismo, existe la modalidad de que el ministro de fe, también previa coordinación, realice las firmas dentro del auto de los usuarios.

Lo presencial

Sin embargo, hay otros trámites en que no se han implementado estas medidas, por lo que las personas se ven obligadas a ir personalmente a las notarías: las firmas de escrituras públicas y compraventa de vehículos motorizados.

“Hay pautas que fueron diseñadas por las cortes de Apelaciones respecto del distanciamiento social que debe haber al interior de las notarías y teletrabajo de algunos funcionarios”, dice Muñoz.

Entre las medidas que han tomado en el protocolo sanitario, se encuentra la señalética en el piso, distancia entre las sillas, la toma de temperatura, la aplicación de alcohol gel y la instalación de purificadores de aire, entre otras.

¿Por qué estos dos trámites aún no se pueden hacer por Internet? Responde Muñoz: “La presencialidad es fundamental, porque es el elemento que permite que el notario logre, primero, identificar a las personas y, segundo, verificar que la persona prestó su voluntad. Y eso se traduce como producto, en que el acto de contrato realizado es válido”.